Datenschutz Kanzlei Angela Baumeister

Ihre Daten sind mir sehr wichtig. Und das waren sie auch schon vor DSG-VO und den damit verbundenen schärferen Richtlinien.

Link zu meiner aktuellen Datenschutzerklärung
(Anpassung auf das neue Recht erfolgt zum Stichtag)

Zum Austausch sensibler Dokumente nutze ich einen Clouddienst, der für Geheimnisträger geeignet ist:

IdGard

Quelle: https://www.idgard.de

Die Bedienung ist intuitiv und mit ein wenig technischem Verständnis für jeden möglich. Sie können Dokumente vertraulich hochladen; ich ebenso. Wir können statt E-Mail Chat-Nachrichten schreiben. Das ist nicht nur datensicher, sondern auch viel übersichtlicher.

Online Akte Box

Chatfenster Angela Baumeister

 

 

Jeder Mandant hat die Möglichkeit die Online-Akte zu nutzen. Und das ganz ohne zusätzliche Kosten.

Interessenten können mir Dokumente datensicher nur per Post zukommen lassen. Natürlich geht auch der Versand per Mail an mich, wenn der Absender das Risiko selbst tragen möchte. Meine Antworten erhalten Sie jedoch – sofern sensible Daten enthalten sind – auch über den Clouddienst. Sie erhalten in diesen Fällen eine E-Mail mit einem Link, müssen sich kurz anmelden und können dann auf die Unterlagen (in der Regel handelt es sich bei Interessenten um Angebots- bzw. Mandatsunterlagen), zugreifen.

Selbstverständlich haben auch Mandanten weiter die Möglichkeit über E-Mail mit mir zu korrespondieren. Mit entsprechender Einwilligungserklärung können Sie sich für oder auch gegen die Nutzung der datensicheren Cloud entscheiden.

Meine Webseite ist schon seit Jahren verschlüsselt, lange bevor dieses Pflicht und Gang und Gäbe war. Dementsprechend ist es auch das Kontaktformular. Die Verschlüsselung erfolgt über:

Comodo Button

Immer mal wieder hat man Unterlagen „über“, z.B. weil etwas falsch gedruckt wurde und noch mal korrigiert werden muss oder man hat eine Kopie zu viel gemacht oder die Aufbewahrungsfrist ist abgelaufen. Dann einfach in die blaue Tonne? Oder in einen handelsüblichen Schredder? Nein, das ist mir zu wenig. Die Entsorgung erfolgt über ein professionelles Entsorgungsunternehmen mit Vernichtungsprotokoll. Die Aufbewahrung erfolgt in einer abgeschlossenen und nicht zugänglichen Datentonne.

Datenschutztonne Angela Baumeister

Zugang zu meinem Büro habe ausschließlich ich selbst. Bei Abwesenheit ist natürlich immer abgeschlossen, auch dann, wenn ich nur mal kurz das Büro verlasse.

Bei weiteren Fragen zum Thema Datenschutz der Kanzlei Angela Baumeister melden Sie sich gerne.


2 Comments

Tom · 13. April 2018 at 12:19

Hallo!

Warum hast du dich für iDGARD und nicht für andere Lösungen wie z.B. mydiverso oder SoftfinContent Sharing entschieden? Wir sind auf der Suche nach geeigneten Lösungen für den Datenaustausch mit Kunden.

Viele Grüße

Tom Wonneberger

    Angela Baumeister · 13. April 2018 at 13:12

    Hallo,
    ich nutze IDGARD schon recht lange, insofern bin ich vielleicht nicht auf dem neuesten Stand, wie es bei anderen Anbietern jetzt ist/damals war. Seinerzeit war mir bei der Recherche wichtig:
    – Serverstandorte nur Deutschland
    – Zugelassen für Geheimnisträger nach § 203 StGB
    – Möglichkeit Dokumentenupload / download für beide Seiten
    – Gute (übersichtliche) Struktur der Akten (ausschließen, dass man versehentlich was in falsche Akten hochlädt oder den Kunden der falschen Akte zuordnet)
    – nicht zu viel „Blabla“ drumherum. Ich brauche kein 2. CMS.
    – ausreichendes Speichervolumen
    – Flexibilität hinsichtlich Speichervolumen / Anzahl von benötigten Kundenplätzen
    – Preis

    Da ist für mich IDGARD als haushoher Sieger hervorgegangen. Aber: Ich bin Einzelunternehmerin, BU-Leistungsfälle sind sehr beratungsintensive, d.h. man hat auch nicht zig Fälle parallel laufen und es sind alles keine Dauerkunden; sprich: Die Kunden sind halt auch nach Erledigung wieder weg und die Gastzugänge können dann wieder neu vergeben werden.

    Die Gastzugänge (mit vollem Umfang) sind nämlich begrenzt. 5 sind inklusive, für jeden zusätzlichen zahlt man bei Bedarf eine monatliche Gebühr (ist überschaubar). Auch gibt es nur einen einzigen inklusiven Admin-Zugang; der 2. müsste auch bezahlt werden. Wer jetzt also mehrere Zugriffsberechtigte hat und hunderte von Kunden, die auch dauerhaft bleiben, so könnte das schon happig werden; müsste man sich dann mal ausrechnen, was das für die individuellen Gegebenheiten kostet.

    Für mich als kleine Kanzlei mit ständigen Zu- und Abgängen ist es die optimale Lösung und ich schaue auch gar nicht mehr nach Alternativen. Frei nach dem Motto: Never touch a running system 😉

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